Créer un agenda d'équipe

Quand est-ce que je voudrais créer un agenda d'équipe?


Un agenda d'équipe est une solution parfaite lorsque vous :
  • travailler avec une petite équipe
  • allez en faire une utilisation ponctuelle
  • désirez avoir une visibilité restreinte de l'agenda
Un agenda d'équipe, permet donc de facilement:
  • planifier des rencontres d'équipes
  • déterminer des dates pour l'équipe
  • planifier les personnes qui peuvent s'occuper de projets
  • etc.
Remarque : Si vous désirez créer un agenda pour la gestion de ressources de l'école (p.ex., la réservation de salles ou de matériel), il est fortement suggéré de communiquer avec support@cscprovidence.ca.


Créer votre nouvel agenda


Pour créer un nouvel agenda, cliquez sur la flèche à droite de la section Mes agendas puis sélectionner Créer un agenda


Définir votre agenda



Dans la fenêtre pour créer un nouvel agenda, entrez les informations suivantes:
  • Nom de l'agenda: Entrer un nom significatif pour votre agenda. De cette façon, les personnes auxquelles vous partagez cet agenda pourront facilement l'identifier.
  • Description: Une description est optionnelle, mais informe les utilisateurs sur le contenu ou le but de l'agenda.
  • Lieu: Le lieu est optionnelle, mais permet de mieux le distinguer si vous le rendez public.

Partagez votre nouvel agenda


Dans les prochaines sections, vous allez sélectionner les personnes qui peuvent éditer et gérer votre agenda. Vous allez aussi pouvoir gérer les droits d'accès.

Partager cet agenda avec d'autres personnes

Ce paramètre vous permet soit de partager votre agenda de façon publique ou alors juste avec les personnes au sein du conseil. Après avoir fait une sélection à cet endroit, vous allez pouvoir définir les autorisations d'accès. Est-ce que les utilisateurs pourront voir les détails ou juste les informations de disponibilités?

Dans notre agenda d'équipe pour cet exemple, nous voulons que tout le monde dans le conseil puisse voir le détail des événements, mais seulement un groupe restreint d'utilisateurs peuvent faire des changements. 


Partager avec des personnes spécifiques

Ce paramètre vous permet de définir un groupe restreint d'utilisateurs pour visualiser, modifier ou gérer l'agenda.

Pour ajouter votre équipe:

  1. Entrer les adresses courriel une par une dans le champ Personne.
  2. Définir les paramètres d'accès:

  • Apporter des modifications ET gérer le partage: sélectionnez cette option si vous souhaitez que ces personnes spécifiques puissent ajouter ou modifier des événements et aussi gérer le partage. Avec l'option de gérer le partage, ces personnes pourront partager cet agenda à leur tour à d'autres personnes.
  • Apporter des modifications: sélectionnez cette option si vous voulez que ces personnes spécifiques puissent ajouter ou modifier des événements à votre agenda.
  • Afficher le détail des événements: sélectionnez cette option si vous souhaitez que ces personnes spécifiques puissent seulement visualiser les événements. Elles ne pourront pas les modifier ou les supprimer.
  • Afficher uniquement les informations de disponibilités: sélectionnez cette option si vous souhaitez que ces personnes spécifiques voient les événements comme "occupé". Le contenu des événements ne sera ainsi pas divulgué.

  1. Cliquez sur Ajouter la personne.

  1. Après avoir ajouté tous les membres de votre équipe et défini leurs permissions, cliquez sur le bouton Créer l'agenda.


Note : Si vous avez oublié d'ajouter une personne ou vous avez besoin d'en ajouter une nouvelle, revenez dans cette section et répétez les étapes ci-dessus. Si vous devez supprimer l'accès à une personne, revenez à cette section et cliquez sur la corbeille à droite du nom.

Utilisez l'agenda


Après avoir créé l'agenda, celui-ci doit être visible dans la section Mes agendas.



Maintenant, lorsque vous créez un nouvel événement, vous avez l'option de créer cet événement dans l'agenda de votre choix.



Conseil:  
C'est facile d'afficher des événements sur un ou plusieurs agendas.  Admettons que vous avez créé un événement dans votre agenda d'équipe.  Vous pouvez copier cet événement dans votre agenda sans avoir à le recréer.

  1. Ouvrez la page de détail de l'événement (en cliquant sur l'événement dans votre agenda).
  2. Dans le menu Autres Actions, sélectionnez Copier...
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Maintenant lorsque vous visualisez votre agenda, vous allez voir l'événement deux fois.  Une première fois dans votre agenda personnel et une deuxième fois dans votre agenda d'équipe.